Encis B.V., gevestigd aan
Grote Noord 9
1621 KD Hoorn is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
privacy@encis.nl
https://www.encis.nl/
+31(0)229 210 072

Persoonsgegevens die wij verwerken

Encis verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij o.a. verwerken:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- IP-adres
- Locatiegegevens
- Gegevens over jouw activiteiten op onze website
- Internetbrowser en apparaat type
- Bankrekeningnummer

Encis levert en onderhoud o.a. hardware en software voor haar afnemers. Deze hardware en software kan door de klanten van Encis naar eigen wens worden ingericht en stelt hun in staat hun dienstverlening uit te voeren. Encis heeft geen inzicht in de gegevens die door haar klanten op en in de door Encis geleverde hardware en software worden opgenomen.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Encis verwerkt geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Encis verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen (grondslag):

• Het afhandelen van jouw betaling (Overeenkomst)
• Verzenden van onze nieuwsbrief en/of reclamefolder (Gerechtvaardigd belang)
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren (Overeenkomst)
• Je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten (Gerechtvaardigd belang)
• Om goederen en diensten bij je af te leveren (Overeenkomst)

Encis verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Encis bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Sollicitatiegegevens, maximaal 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure, tenzij wij jouw toestemming hebben gevraagd het langer te bewaren voor maximaal 1 jaar.
• Personeelsgegevens, maximaal 5 jaar na uitdiensttreding, dit is de wettelijke bewaartermijn.
• Bedrijf gerelateerde gegevens (incl. contactpersonen), maximaal 10 jaar na het beëindigen van de dienstverlening.
• E-mailadressen verstrekt voor marketing doeleinden, onbeperkt tot moment van uitschrijven.
• Data op de servers van Encis zal in overleg met de klant worden verwijderd na het beëindigen van de dienstverlening.

Delen van persoonsgegevens met derden

Encis verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Encis blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Encis gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Google Analytics

Encis maakt tevens gebruik van Google Analytics om te analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Zie: het privacybeleid van Google voor meer informatie, of het specifieke privacybeleid van Google Analytics

Google reCAPTCHA

Encis biedt via de website de mogelijkheid om vragen te stellen middels een contactformulier. Hierbij wordt gevraagd om diverse gegevens in te vullen om uw vraag te behandelen. De gegevens die u ons toestuurt, worden bewaard zo lang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

We gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om gegevens te beschermen die verstuurd worden via het contactformulier. Die functie controleert of een bericht wel door een persoon wordt verstuurd, om zo te voorkomen dat ‘spam bots’ automatisch berichten sturen of commentaren achterlaten. Hierbij worden het IP-adres van een bezoeker en mogelijk ook andere data verstuurd om Google reCAPTCHA te laten werken. De inhoud van een bericht wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Het IP-adres wordt hierbij afgekort en geanonimiseerd in landen die deel uitmaken van de EU en staten die deelnemen aan het verdrag voor het Europese economische gebied. In uitzonderingsgevallen wordt een IP-adres volledig doorgegeven aan een Google-server in de Verenigde Staten en daar afgekort. Namens de bezitter van deze website gebruikt Google deze gegevens om uw gebruik van deze dienst te evalueren. Het IP-adres dat reCAPTCHA doorgeeft, wordt niet samengevoegd met andere data van Google. Op het verzamelen van deze gegevens zijn Google’s regels voor gegevensbescherming van toepassing. Meer informatie over Google’s privacybeleid vind u op www.google.com/intl/en/policies/privacy/

Door reCAPTCHA te gebruiken gaat u ermee akkoord dat Google gegevens over u verwerkt op de manier en voor het doel zoals hierboven beschreven.

Social Media

Op onze website zijn buttons opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten (“liken”) of delen op sociale netwerken als Facebook. LinkedIn. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van deze social media platformen zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. In de privacyverklaring van Facebook, LinkedIn (welke regelmatig kunnen wijzigen) lees je wat zij met jouw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.”

Naast de zichtbare buttons zijn erop onze website ook onzichtbare cookies geplaats. Ook wel bekend als tracking "tracking cookies". Deze cookies gebruikt Encis om de effectiviteit van een bepaalde campagne te meten op haar website en sociale platformen te weten LinkedIn en Facebook.

De informatie die wij verzamelen wordt geanonimiseerd echter is opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Deze social media platformen dienen zich te houden aan de Privacy Shield principes en zijn aangesloten bij het Privacy Shield-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te laten verwijderen of de verwerking te laten beperken. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Encis en recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek omtrent de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar privacy@encis.nl.

Nadat we jouw verzoek hebben ontvangen zullen wij zo snel als mogelijk maar uiterlijk binnen vier (4) weken reageren op jouw verzoek. Het kan zijn dat wij jouw identiteit willen toetsen om er zeker van te zijn dat de aanvrager dezelfde persoon is als de persoon die onderwerp is van het verzoek.

Encis wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Encis neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Je kunt hierbij o.a. denken aan het toepassen van SSL-verbindingen, VPN-tunnels, VM oplossingen, etc. Daarnaast is Encis ISO27001:2013 en NEN7510 gecertificeerd.

De data die je met ons deelt zal alleen in de EU opgeslagen worden.

Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via privacy@encis.nl.

Laatste update van deze verklaring: 29 maart 2023